Implementar un ERP es un proceso de transformación digital del negocio. A continuación, vamos a analizar los puntos mas importantes que se deben tener en cuenta para manejar el proceso operativo de una empresa una vez se empieza a utilizar un ERP. Veremos como la gerencia cambia su rol desde uno más operativo y reactivo a uno más gerencial y de visión de negocio.
El manejo de la empresa a través de un ERP depende en gran medida de una buena implementación del ERP. Todo aquello que se haga o se deje de hacer en esta etapa repercutirá en el día a día de la empresa a futuro. Para ello, se debe configurar el ERP acorde a los procesos previamente documentados. Esto, garantiza que el manejo operativo a través del ERP no altere los controles que la gerencia lleva a cabo.
Desde el ERP los usuarios van dejando huella de lo que hacen lo cual permite generar métricas de desempeño. De esta forma, el sistema puede generar reportes para monitorear la operación que pueden ser consultados por la gerencia. Dichas métricas, permiten evaluar el desempeño del equipo para implementar mejoras, reconocer el buen desempeño y tomar decisiones basadas en datos confiables. De esta manera, el manejo del proceso operativo por parte de la gerencia pasa de ser reactivo atendiendo llamadas, mensajes y tomando decisiones al momento por intuición y costumbre a un proceso planificado, pensado y programado.
La mayor responsabilidad de la gerencia al manejar la empresa a través de un ERP es implementar procesos de mejora continua. El primer paso es familiarizar a todo el equipo con las métricas del ERP y corregir si alguna no corresponde hasta obtener métricas confiables. Una vez todos en el equipo reconozcan como válida la métrica, se puede empezar a detectar oportunidades de mejora. Estas oportunidades de mejora pueden ser nuevas versiones de los procesos operativos. Es necesario documentarlas para poder establecer objetivos a alcanzar con dichas mejoras. Una vez documentadas estas mejoras, se debe configurar el ERP para adaptarlo a estos nuevos procesos y medir si efectivamente se dieron los resultados esperados de estas mejoras.
En definitiva, el cambio de rol más importante sucede en la gerencia. Con un ERP el proceso se maneja desde la planificación y no desde la reacción. Anticipándose a las metas anuales, fijando un camino claro para sus colaboradores, la gerencia puede apoyarse del ERP para delegar la toma de decisiones sin perder el control.
